Pomysł na pracę zdalną – Scrum Master

             Jakiś czas temu pisaliśmy o roli Scrum Mastera w ramach cyklu “Pomysł na siebie. Pomysł na życie”. Ta nietypowa profesja, związana ze ścisłą współpracą z zespołami i ułatwianiem im pracy cieszy się coraz większym uznaniem w środowiskach IT. Wydawałoby się, że ten rodzaj pracy można wykonywać jedynie stacjonarnie. Nic bardziej mylnego. O tym, że Scrum Master może pracować w pełni zdalnie opowiada nam Ewelina Wyspiańska-Trojniarz, która od ponad dwóch lat pełni rolę Scrum Mastera w brytyjskiej firmie IT, a po godzinach wraz z Tomkiem Sierpińskim i Maćkiem Trojniarzem współtworzy Fundację Gra o Sens , która słynie z takich projektów jak Szkoła Agile, czy Beat the nonsense.

 

  1. Ewelina jest Scrum Masterem, natomiast wykonuje swoją pracę w pełni zdalnie, nie ma bezpośredniej interakcji z zespołem. Jak to jest możliwe?
  2. Dla ilu i jak licznych zespołów Ewelina jest Scrum Masterem i w jakim języku pracuje?
  3. Co jest największym wyzwaniem w prowadzeniu spotkań na skype’ie i wykonywaniu obowiązków Scrum Mastera wirtualnie?
  4. W Scrumie bardzo dużo prowadzi się spotkań: planowanie sprintu, daily scrum, przegląd i retrospektywa sprintu. Wiele z tych spotkań trwa kilka godzin. Jak to wygląda w firmie Eweliny i jak to robić efektywnie?
  5. Jakie są jej „best practices” na utrzymania zaangażowania podczas tych spotkań?
  6. Jak wygląda jej typowy dzień pracy?
  7. Jak radzić sobie w sytuacjach konfliktowych w zespołach wirtualnych?
  8. Po co tak naprawdę rola Scrum Mastera w zespołach wirtualnych?
  9. Oferty pracy zdalnej Scrum Mastera pojawiają się dość sporadycznie, czy według Eweliny ulegnie to zmianie?
  10. Czy stawki Scrum Mastera wirtualnie są lepsze/inne niż w przypadku osoby, która jest na miejscu?
  11. Czy Ewelinie nie brakuje prawdziwego kontaktu z drugim człowiekiem w pracy?

 

Tak, zgadza się. Jestem Scrum Masterem w zespołach rozproszonych, których członkowie na co dzień nie pracują w jednej lokalizacji. Oczywiście, nie przeczę, że stanowi to nieco większe wyzwanie niż bycie Scrum Masterem „na miejscu” i możliwość przebywania z zespołem. Dzieje się tak przede wszystkim ze względu na ograniczoną możliwość obserwacji interakcji w zespole oraz względy czysto logistyczne. Komunikacja odbywa się głównie na odległość, więc dobra organizacja spotkań wymaga odpowiednich przygotowań.

Niemniej jednak jestem zdania, że jak najbardziej taka współpraca może być wielkim sukcesem i tym samym jestem orędowniczką stwierdzenia, iż zespół zdalny może być tak samo efektywny jak stacjonarny. Przy odrobinie wysiłku i dojrzałości ze strony członków zespołu oraz odpowiednim poziomie oczywiście 😉

 

Chcąc być naprawdę dobrym Scrum Masterem trzeba mieć czas i możliwość na aktywny udział w życiu zespołu. Orientować się nie tylko w postępie pracy nad Backlogiem i trudnościami w zespole, ale również utrzymywać możliwie bliskie relacje z każdym członkiem zespołu z osobna. Aby mogło być to możliwe zalecałabym dla początkujących Scrum Masterów skupić się i poświęcić w pełni jednemu zespołowi, natomiast doświadczony z sukcesem może wesprzeć dwa. W kwestii liczności zespołu, to skłaniam się do sławnej definicji, iż powinien dać się wykarmić dwoma pizzami, czyli między 3-9 osób.

W swojej zawodowej karierze miałam już okazję być częścią trzech zespołów jednocześnie i oczywiście jest to wykonalne – niemniej jednak traci się dużo kontekstu przez ogrom spotkań, które temu towarzyszą. Może to też doprowadzić do antywzorca jakim jest ograniczenie roli Scrum Mastera do facylitatora spotkań i sekretarki zespołu, a nie jego aktywnego członka.

W kwestii języka, na co dzień komunikujemy się w języku angielskim, jako że firma jest brytyjska, a w moich zespołach znajdziecie prawdziwy przekrój narodowości.

 

Prowadzenie spotkań przy użyciu video-konferencji – w naszym wypadku używamy bardziej zooma i slacka niż skype 😉 – dobrze jest zacząć od uporządkowania agendy i określeniu celu spotkania, żeby wszyscy jego uczestnicy dokładnie wiedzieli po co się spotykamy i co chcemy osiągnąć. Ważne jest też dobranie odpowiedniej ilości czasu, który powinien być wystarczający na wyczerpanie tematu i zaplanowanie przerw w przypadku spotkań przekraczających 1 do 1,5 godziny. Kto chociaż raz w życiu miał okazję siedzieć na kilkugodzinnym spotkaniu w słuchawkach bez przerw, wie o czym mówię 😉

Kolejnym ważnym aspektem jest przygotowanie odpowiednich narzędzi do przeprowadzenia zdalnego spotkania, do moich ulubionych zaliczam trello, fun retro czy real-time board.

Powyższe czynności nazwałabym odrobieniem zadania domowego jeszcze przed samym spotkaniem. Podczas video-konferencji Scrum Master przyjmuje rolę facylitatora, czyli dba o porządek dyskusji, bezpieczeństwo psychologiczne, daje możliwość wypowiedzi wszystkim uczestnikom, często robi notatki, zadaje pytania pomocnicze i dąży do osiągnięcia założonego celu spotkania i wypracowania najlepszych rozwiązań.

Po spotkaniu upewnia się, iż wszyscy jego członkowie wychodzą z niego z tym samym poziomem wiedzy i tymi samymi wnioskami, np. poprzez wysłanie wszystkim e-maila z podsumowaniem.

Jeśli miałabym wybrać największe wyzwanie takich spotkań to byłoby to utrzymanie równego poziomu zaangażowania oraz uwagi wszystkich członków spotkania. Bywają sytuacje w zespole, że jedna lub kilka osób są bardziej aktywne, a pozostali już niekoniecznie. Podczas zdalnego spotkania trudniej jest zaktywizować wszystkich członków na równym poziomie. Na spotkaniu w salce konferencyjnej, występuje zjawisko socjologiczne, że ktoś na mnie patrzy, więc przydałoby się coś powiedzieć, a na zdalnym łatwiej pozostać anonimowym.

 

Jak już wspominałam, kluczem do sukcesu spotkania jest dobra agenda oraz znajomość celu. Weźmy na przykład przegląd sprintu – w moich zespołach wypracowaliśmy sobie praktykę koordynatora demo. Wiązało się to z tym, że w dniu prezentacji naszego postępu jeden ochotnik (na każdym spotkaniu ktoś inny) przeglądał Backlog i wybierał najistotniejsze elementy, które warto zaprezentować naszym interesariuszom, a także dobiera propozycję ich prezentacji. Następnie koordynator sprawdza z resztą zespołu, czy zgadzają się z jego lub jej wyborem i po otrzymaniu potwierdzenia taka lista staje się agendą spotkania.

Z punktu widzenia Scrum Mastera istotne będzie zadbanie o komunikację faktu, iż dziś jest ten radosny dzień, kiedy nasz zespół będzie się chwalił światu swoim postępem <3 i oczywiście przypomniał interesariuszom, że ich obecność jest mile widziana. Niezależnie od wielkości publiczności, wszelkie tego typu spotkania są nagrywane, żeby dać szanse je obejrzeć osobom, które nie mogły dołączyć.

Innym przykładem może być retrospektywa, której przygotowanie to oczko w głowie każdego Scrum Mastera. Moją praktyką jest podzielenie spotkania na 3 części. Na samym początku przeglądamy akcje z poprzedniego retro – aby triumfalnie odznaczyć usprawnienia, które udało nam się zrealizować i upewnić się, że te, które nadal „wiszą” są aktualne i nadal planujemy je zrobić. W drugiej części przeglądamy wspólnie metryki, aby zaobserwować trendy naszej pracy. Trzecim krokiem, jest indywidualne podsumowanie kończącego się sprintu oraz dyskusja nad wrażeniami całego zespołu. Z moim obserwacji wynika, iż dobre ustrukturyzowanie retro nadaje mu harmonię i zespół wie czego się spodziewać. Z innej strony staram się urozmaicać tę ceremonię zadając zawsze inne pytania do tej trzeciej części.

 

Zawsze staram się wprowadzać maksimum radości i urozmaiceń do spotkań. Testować nowe narzędzia. Proponować różnego rodzaju gry i zabawy, na pobudzenie kreatywności. Od czasu do czasu zrobić coś zupełnie nowego – niespodziewanego.

W IT możemy znaleźć pełen przekrój osobowości. To, co bardzo pomaga, to dobrze znać członków zespołu. Dzięki temu można lepiej dobrać metody i narzędzia do prowadzenia spotkań.

Przykład: mamy do czynienia z zespołem introwertyków. Jak najlepiej zachęcić ich do działania? Dać zespołowi najpierw się zastanowić nad odpowiedzią na pytanie i zapisać indywidualnie propozycje np. jako karteczkę na fun retro. Mając punkt wyjścia będzie łatwiej zachęcić zespół do rozmowy.

Drugi przypadek – zespół nadmiernie popada w dyskusje. W tym wypadku dobrą techniką jest konsekwentny time-boxing, żeby dać się wypowiedzieć każdemu członkowi zespołu w takim samym stopniu.

W tym miejscu chciałabym jeszcze podkreślić jeden aspekt – włącznie kamer na wideo-konferencjach. Zawsze gorąco zachęcam do tego uczestników, gdyż pozwala to znacznie zmniejszyć dystans i wzbogacić spotkanie w mowę ciała. Taki drobny gest znacznie podnosi poziom zaangażowania.

 

Haha! To dobre pytanie, bo praktycznie każdy jest inny.

Ale tak standardowo to zaczynam dzień od herbaty (tak, jestem jednym z tych kosmitów, którzy nie piją kawy 😉). Następnie sprawdzam maile i wiadomości na komunikatorach. Przeglądam moją osobistą listę zadań i ją uaktualniam pod kątem priorytetów na dany dzień. Jeszcze tylko zajrzeć do kalendarza i przygotować się do spotkań. No i mogę zacząć dzień 😉!

Stały punkt – 2x Daily Standup, a później to już z reguły spotkanie za spotkaniem do końca dnia. Z obowiązkową przerwą na lunch dla higieny pracy. W tak zwanym międzyczasie, przeglądam metryki, analizuję sprawność naszych procesów i rezerwuję czas na czynności administracyjne – uzupełnianie notatek, aktualizacje naszej bazy wiedzy, Jiry, planów, itd.

 

Bardzo lubię to pytanie i słyszę je nie pierwszy raz.

W zespole rozproszonym znacznie łatwiej jest o konflikt utajniony. Ktoś coś powie na spotkaniu, ktoś się obrazi, ale nawet nie powie tego na głos i problem gotowy… Jak to zatem zauważyć i co z tym zrobić? Scrum Master powinien być dobrym obserwatorem i zwracać uwagę na nawet drobnych zmianach w zachowaniu zespołu (odejścia od tak zwanego base line). Może to być np. do tej pory na spotkaniach wszyscy zjawiali się punktualnie, teraz ktoś się spóźnia, jakiś członek zespołu ewidentnie nie pojawia się na spotkaniach, na których jest ktoś inny, nagle ktoś przestaje się odzywać na spotkaniach. Takich lampek ostrzegawczych może być mnóstwo – kwestia czy umiemy je dostrzegać. Na spotkaniu zdalnym Scrum Master powinien być zatem znacznie bardziej skupiony oraz uważny, niż na spotkaniu w jednym pomieszczeniu, gdzie nie ucieka nam znaczna część mowy ciała, jak to ma miejsce w pierwszym przypadku.

No dobrze, a co zrobić, jak do konfliktu już doszło? Jak sobie poradzić? Osobiście miałam już takie sytuacje. W tym momencie muszę podkreślić jak istotne jest posiadanie regularnych spotkań indywidualnych z członkami zespołu. Dla mnie są one niezwykle ważne – pomagają mi w budowaniu relacji oraz zaufania. Dla porównania Scrum Master, który jest na miejscu z zespołem ma okazje na niewinną pogawędkę, wspólną kawę/herbatę z zespołem, czy partię piłkarzyków 😉 W przypadku Scrum Mastera zdalnego nie mam takiego komfortu, więc moją praktyką jest rezerwacja 30 minut na przyjacielską pogawędkę i konsekwentne przestrzeganie „naszego czasu”, żeby porozmawiać o tym, jak dana osoba czuje się w zespole, czy ma jakieś propozycje usprawnień pracy i po prostu pogadać co u nas słychać. Dzięki temu, kiedy dojdzie do jakiegoś kwasu mogę liczyć na szczerość i pomóc rozwiązać nieprzyjemną sytuację. Porozmawiać z jedną i drugą stroną – zorganizować konferencję dla pokłóconych stron i pomóc im się dogadać, jako że rozumiem ich style komunikacyjne i łatwiej mi tłumaczyć co mają na myśli mówiąc dane rzeczy.

Paradoksalnie czasem rozwiązanie konfliktu w zespole zdalnym może być łatwiejsze niż w zespole stacjonarnym. Skąd taki pomysł? Wyobraźmy sobie, że mamy 2 deweloperów, którzy mocno pokłócą się o jakieś rozwiązanie – siadają do swoich biurek, dalej obok siebie, a dla reszty zespołu aż widać burzowe chmury nad ich głowami. No i co – stan zdenerwowania trwa, zanim zaczniemy rozwiązywać konflikt przydałoby dać im najpierw nieco ochłonąć. Jak to zrobić na open space…? W zespole rozproszonym taka separacja dzieje się naturalnie, jak opuszczamy wideokonferencję. Mamy czas na to, żeby rozłączyć się, pobyć przez chwilę samemu ze sobą i ochłonąć.

 

Myślę, że dokładnie po to samo, co w zespole stacjonarnym. Scrum Master dba o zespół, o komunikację, jest strażnikiem procesu, facylituje spotkania i enigmatycznie mówiąc – dba o to, żeby rzeczy się działy. Spaja zespół i troszczy się o to, żeby zespół nim faktycznie był, a nie stanowił grupę ludzi, którzy po prostu razem pracują. Buduje TEAM przez duże T 😉

 

Wydaje mi się, że może się tak wydarzyć, niemniej wiele osób uważa to raczej za antywzorzec. Po części mogę się z tym zgodzić – jeśli rozmawiamy o warunkach idealnych, to na pewno dużo łatwiej i w wielu przypadkach skuteczniej pracuje się siedząc obok siebie. Usprawnia to komunikację, pracę w parach i szybkie rozwiązywanie problemów.

Niemniej ideały to jedno, a rzeczywistość często pisze swoje scenariusze. Trend na pracę zdalną raczej się rozwija i zyskuje coraz więcej zwolenników. Z tego powodu wydaje mi się, że Scrum Master, który potrafi wspomóc zdalny zespół w byciu efektywnym będzie naprawdę na wagę złota i to po prostu ma przyszłość.

 

Z tego co się orientuję, to nie ma różnicy. Zarobki u Scrum Masterów/Agile Coachów zależą bardziej od doświadczenia, umiejętności, ilości projektów, w jakich brało się udział, poziomu wiedzy, itd.

Trudno powiedzieć w jakim kierunki pójdzie ten trend.

 

O nie, nie mam takich problemów 😉 Z jednej strony mam ten komfort, że mogę pracować zarówno z domu, jak i z biura, więc jak brakuje mi kontaktu z ludźmi, to mogę pojechać do biura i spędzić trochę czasu z przyjaciółmi z innych zespołów i działów.

Z drugiej – przy ilości spotkań, na których codziennie jestem kompletnie nie odczuwam braku fizycznego kontaktu. Po 6/7 godzinach spotkań, nawet czasem ma się ochotę pobyć trochę w samotności – nadmiar interakcji również potrafi zmęczyć.

I mogę dodać, że prawdziwy kontakt nadal jest – tylko formę ma trochę inną 😉