Systemy ATS – czy Twoje CV zostanie odrzucone z automatu?

Jakiś czas temu, robiliśmy badanie na temat podejścia do rekrutacji i tworzenia CV poza granicami naszego kraju. Chcieliśmy zobaczyć, jakie są trendy oraz różnice w podejściu. Zaintrygowało nas, że w wielu krajach, z uwagi na systemy ATS (Applicant Tracking System) CV powinno być możliwie najprostsze i oszczędne pod względem ilości elementów graficznych. Próbowaliśmy zweryfikować, czy takie podejście jest również i w Polsce znane i czy rekrutacja jest automatyzowana przy pomocy tego typu systemów. Brak rzetelnych informacji w sieci skłonił nas do własnych poszukiwań. Do dyskusji zaprosiliśmy przedstawicieli trzech firm, które się w tym specjalizują: Panią Alinę Michałek, Panią Dominikę Wolak oraz Pana Dariusza Marszałkowskiego.


W artykule uzyskasz odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czym są systemy ATS i do czego służą? Jakie są ich zastosowania?
2. Na czym polega działanie Waszego systemu ATS?
3. W jaki sposób systemy ATS ułatwiają selekcję kandydatów?
4. Jaki jest aktualnie trend a branży rekrutacyjnej? Czy rekrutacje w coraz większym stopniu będą automatyzowane i tym samym systemy ATS zyskają na sile, czy też wręcz przeciwnie – rekruter będzie jeszcze bardziej indywidualnie podchodził do kontaktu z kandydatem?
5. Idąc dalej, czy w przyszłości systemy AT mogą w pełni zastąpić rekrutera?
6. Na jednej ze stron przeczytaliśmy, że system skanuje CV jak zdjęcie i poszukuje słów kluczy, informacji potrzebnych w procesie rekrutacji, a następnie szereguje aplikacje pod względem ważności i trafności. Dopiero wybrane CV trafiają do rekrutera. Tak faktycznie jest?
7. Nawiązując do poprzedniego pytania, czy CV z dużą ilością elementów graficznych będą również brane pod uwagę? A może duża ilość grafiki spowoduje automatyczne odrzucenie kandydata?
8. Co jest przyczyną tego, że za granicą ATSy służą również do tego, aby system odrzucał te aplikacje, które nie zawierają słów kluczy, a w Polsce raczej się tego nie praktykuje?
9. W jaki sposób technicznie system wyłapuje słowa klucze? (pytanie do programisty)
10. Czy to, w jakim formacie wyślemy CV (pdf, word, ppt) ma znaczenie dla systemu ATS?
11. Za granicą CV przybierają formy jednolitego tekstu – bez zdjęcia, bez styli, bez udziwnień. Czy w Polsce też powinniśmy się tego trzymać, ponieważ systemy ATS mogą odrzucić nasze CV z automatu? Dlaczego w innych krajach tak się tego obawiają i liczni eksperci pomagają w utworzeniu idealnego CV?
12. Jak rozpoznać przy aplikowaniu online, że dany pracodawca używa systemu ATS (czytaliśmy, że gdy przechodzi się do systemu aplikowania zewnętrznego w danej firmie, gdzie trzeba uzupełnić drugi formularz to możemy mieć praktycznie pewność, że formularz zostanie „obsłużony” przez ATS).

Alina Michałek, HRlink:
ATS (Applicant Tracking System) to system do zarządzania procesem rekrutacji online. Podstawową funkcją ATS jest zapewnienie gromadzenia i przechowywania danych w jednej bazie danych w bezpieczny sposób. Aplikacje kandydatów są zazwyczaj gromadzone poprzez zewnętrzny formularz udostępniony przez aplikację ATS dla firmy rekrutującej. Głównym celem ATS-ów, również HRlink jest optymalizacja, automatyzacja i profesjonalizacja procesów rekrutacyjnych. Dzięki narzędziu, redukujemy powtarzalne czynności, sprawniej zarządzamy całym procesem i zachowujemy przy tym zgodność z RODO.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Systemy ATS (ang. Applicant Tracking System), to systemy automatyzujące rekrutacje. Dzięki nim, dane kandydatów oraz CV wpływają od razu do systemu, w którym rekruterzy mogą nimi łatwiej zarządzać.

Pozwalają one nie tylko skrócić czas weryfikacji aplikantów, usprawnić kontakt z kandydatami, ułatwić selekcję najlepszych kandydatów, ale również mają pozytywny wpływ na profesjonalny wizerunek firmy i tzw. candidate experience.

Odpowiednie przystosowanie ankiet rekrutacyjnych do brandingu firmy, automatyczne wiadomości po zaaplikowaniu, zaakceptowaniu lub odrzuceniu aplikacji sprawiają, że firma w oczach kandydata wygląda profesjonalnie i nawet jeżeli nie dostał on posady, to dalej mile wspomina proces rekrutacji.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Wiele jest definicji właściwie wszystkiego. Nasza jest prosta: system rozpowszechniania ogłoszeń pracy w internecie. Celem jest trafienie do właściwych kandydatów i zaprezentowanie im oferty pracy. To, czy kandydat na nią odpowie, czy nie to już inna historia.

 

Alina Michałek, HRlink:

HRlink posiada szereg przydatnych funkcjonalności, które usprawniają prowadzenie działań rekrutacyjnych. Oczywiście głównym zadaniem naszego systemu jest ułatwienie pracy rekruterom – dzięki jego wykorzystaniu możliwe jest zwiększenie zasięgu ogłoszeń np. poprzez ich automatyczną publikacji na wielu portalach jednocześnie (tzw. multiposting). System pomaga również budować bazę Kandydatów, dzięki zbieraniu o nich informacji w jednym miejscu. Wbudowana zaawansowana i nowoczesna wyszukiwarka pozwala natomiast na efektywne zarządzanie i przeszukiwanie zasobów wewnętrznych organizacji.

Nasz system przechowuje wszystkie dane o rekrutacjach w jednym miejscu, co pozwala zoptymalizować proces pozyskiwania kandydatów. Narzędzie umożliwia również mierzenie danych i wskaźników poprzez rozbudowany moduł raportowania, dzięki czemu możliwe jest późniejsze usprawnienie działań rekrutacyjnych.

HRlink, to również platforma angażująca biznes w bliską współpracę podczas rekrutacji, poprzez nadanie odpowiednich ról i odpowiedzialności w procesie (a tym samym w systemie). Umożliwia również automatyzację wybranych procesów w rekrutacji – takich jak, podstawowa komunikacja z kandydatem poprzez e-mail i SMS.

Pomimo iż RODO weszło w życie już prawie 1,5 roku temu, ciągle sprawia firmom wiele kłopotów. Nasz system wspiera Użytkowników, tak by ich wszystkie działania były prowadzone zgodnie z tym rozporządzeniem, poprzez m.in. ustalanie okresu retencji, automatyczną anonimizację kandydatów, realizację obowiązku informacyjnego, rejestrację klauzul, rejestrowanie czynności przetwarzania, czy też automatyczną weryfikację kandydatów pod względem udzielonych zgód.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
HRappka.pl wyręcza rekruterów w wielu czasochłonnych czynnościach związanych z rekrutacją i selekcją kandydatów.

Po otrzymaniu informacji o zapotrzebowaniu na pracowników, rekruter definiuje formularz dostosowany do wymagań stanowiska. Taki formularz może zawierać nie tylko pytania podstawowe o dane identyfikacyjne pracownika, ale także informacje dodatkowe, np. doświadczenie zawodowe, dodatkowe kwalifikacje, zainteresowania. Głównym założeniem jest zebranie wszystkich niezbędnych informacji o aplikującym już na etapie jego zainteresowania ofertą.

W kolejnym kroku, przygotowane ogłoszenie można dystrybuować masowo na portale związane z pracą. Oszczędza to czas, jednocześnie pozwalając wybrać jedynie kanały, które mają potencjalną szansę na przyniesienie nam największej ilości dopasowanych kandydatur.

Gdy już kandydatury napłyną, system umożliwia automatyczne tworzenie tagów (słów kluczowych) na kandydaturze na podstawie fraz zawartych w przesłanym przez niego CV. Dzięki temu łatwiej odnaleźć kandydata, który ukończył konkretny kierunek studiów bądź ma ukończony niezbędny kurs.

HRappka umożliwia gromadzenie danych kandydatów (odciążając tym samym skrzynki mailowe rekruterów), jak również kompleksowe ocenianie aplikacji, m.in. poprzez formularze oceny. Co więcej, rekruter może udostępnić kandydaturę osobom nieposiadającym konta w systemie (np. kierownik zespołu, który jest klientem rekrutacji).

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
HR-Szop.pl skupia się właśnie na tym celu – dotarcie do właściwych kandydatów. Skupiamy się na określonych branżach i zawodach. Nie budujemy narzędzi / serwisów pracy dla wszystkich, skupiamy się na niszach.

 

Alina Michałek, HRlink:
Systemy ATS tworzą własne etapy rekrutacji, dzięki którym możliwe jest zachowanie porządku w procesie i stałego monitoringu sytuacji poszczególnych Kandydatów. Dodatkowo, dają możliwość zadania osobom biorącym udział w rekrutacji pytań selekcyjnych we wcześniej przygotowanych formularzach, co następnie pozwala na filtrowanie kandydatów po udzielonych przez nich odpowiedziach. Dodatkowo, funkcjonalności tych programów zakładają tagowanie, opisywanie i ocenianie osób biorących udział w procesie według określonych założeń. Rekruter nie musi dodatkowo przeszukiwać folderów, by odnaleźć CV kandydata – widzi je od razu po zalogowaniu. Również sama komunikacja z kandydatami staje się prostsza – do napisana standardowych, powtarzalnych komunikatów, możemy wykorzystać szablony obecne w systemie. Wszystkie te kwestie znacząco umożliwiają skrócenie czasu wstępnej selekcji, co z kolei wpływa na efektywność pracy konsultantów. ATS umożliwia również bliższą współpracę z biznesem, co pozwala na transparentność w procesie selekcji kandydatów.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
System rekrutacyjny ułatwia selekcję kandydatów poprzez możliwość szybkiego przeszukiwania bazy kandydatów po słowach znajdujących się w CV, tagach, ocenach kandydatów, umiejętnościach, czy lokalizacji.

Ta funkcjonalność pozwala szybko wyświetlić listę osób, które kwalifikują się na wybrane stanowisko. Co ważne, te informacje często są automatycznie pobierane z CV, które wpływa do systemu.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Moim zdaniem, selekcja to drugorzędna funkcjonalność w ATS. Najważniejsze jest dotarcie do odpowiednich specjalistów. ATS można integrować z systemami stworzonymi do selekcji lub dostosowanymi do specyfiki danej firmy, czy branży. Nie ma uniwersalnych narzędzi. Gdyby takie były, to nie byłyby profesjonalne.

 

Alina Michałek, HRlink:
Z jednej strony obserwujemy duży trend automatyzacyjny w obszarze rekrutacji. W szczególności w procesach takich jak: dotarcie do kandydatów (multiposting/integracja z portalami, źródłami pozyskania kandydatów), częściowo komunikacja z kandydatami (szablony wiadomości), a z drugiej strony czynnik ludzki pozostaje nieoceniony w kontekście selekcji kandydatów, budowania relacji i candidate experience, zwłaszcza w grupie pasywnych kandydatów. Nikt nie lubi być traktowany anonimowo lub jako jeden z wielu, stąd taki dualizm na rynku. Technologia ściera się z potrzebą indywidualizmu, budowania relacji i wyróżnienia się działań pracodawcy.

Patrząc z kolei z perspektywy rynku pracownika, trendem jest możliwość aplikowania bez CV, uczynienie procesu aplikowania jak najprostszym. Patrząc dalej, rekruter otrzymujący już i tak niewielką liczbę cv, nie jest raczej skłonny wprowadzać profilowania, które z definicji w sposób zero-jedynkowy odrzuca kandydatów. A przecież, nie możemy założyć, że cv w pełni odzwierciedla umiejętności kandydata. Mało tego, jest grupa rekruterów, którzy oceniają kandydatów tylko przez pryzmat potencjału, gdzie z góry zdefiniowana selekcja również nie ma racji bytu.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Coraz więcej procesów rekrutacyjnych jest automatyzowanych. Jest to globalny trend, szczególnie, że w tej branży jest jeszcze duże pole do popisu, a do gry coraz odważniej zaczyna wchodzić sztuczna inteligencja.

Niezaprzeczalny jest jednocześnie fakt, że bezpośrednie podejście do człowieka to podstawa, a większość kandydatów lepiej oceni rozmowę rekrutacyjną z człowiekiem niż z robotem. W erze, gdy to pracownik dyktuje zasady, indywidualne podejście do kandydata jest wyjątkowo ważne.

Tworząc system HRappka staramy się zredukować ilość spotkań rekrutacyjnych z nieodpowiednimi kandydatami. Chcemy doprowadzić do sytuacji, w której do osobistych spotkań dochodzi z najlepszymi, wyselekcjonowanymi osobami, co znacznie oszczędza czas i koszty. Odpowiednie zarządzanie kandydatami w systemie i uzyskanie od nich ważnych informacji już na poziomie aplikowania pozwala znacząco zwiększyć efektywność rekrutacji.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Wszystko zależy od branży. Są olbrzymie różnice. W jednych branżach kandydaci sami uzupełniają wszystkie informacje na formularzach firmowych pracodawców, w innych mają to za przeproszeniem gdzieś. Wysyłają aplikację z dokumentami i czekają na kontakt rekrutera i nie ma się co im dziwić, jeżdżą po całym świecie i mają zawsze masę propozycji nowych kontraktów. To od rekrutera wtedy zależy, czy uda się przekonać go do zatrudnienia, czy nie. Nie można generalizować. Automatyzacja to przyszłość, ale nie dajmy się zwariować. Ktoś musi spawać konstrukcje, wylewać beton, czy instalować okablowanie o długości 30000 km na jednostkach pływających w korytach 30 x 30 cm – automaty jeszcze długo tego nie wykonają. A automaty – proszę mi wierzyć – ich nie przekonają, ani nie zatrudnią.

 

Alina Michałek, HRlink:
Z mojej perspektywy absolutnie nie.
Rekruter pełni niezwykle ważną rolę w budowaniu relacji z kandydatami, jak również marki osobistej i marki pracodawcy. Jest też w stanie ocenić kandydata nie tylko przez pryzmat “algorytmu”.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Raczej nie. Zawsze potrzebna będzie osoba, która będzie będzie trzymała pieczę nad działaniem systemu, czy robota. Zwiększenie efektywności pracy na pewno zmniejszy ilość obowiązków rekruterów i tym samym, zapotrzebowanie na ten zawód.Natomiast osoby na stanowiskach zarządczych zawsze będą niezbędne. Strona https://willrobotstakemyjob.com/, która pokazuje szanse na przejęcie obowiązków pracowników przez roboty, estymuje szansę na przejęcie pracy asystentów ds. zasobów ludzkich aż na 90%, ale jednocześnie przewidywany jest trend spadkowy w tym zakresie o 4%. Pokazuje to, że jednak ludzki czynnik jest w branży zasobów ludzkich (w tym rekrutacji) tak ważny, że niektóre firmy rezygnują z automatyzacji na rzecz zatrudnienia ludzi.

Popularnym przykładem porażki sztucznej inteligencji w rekrutacji może być system rekrutacyjny Amazona, który na podstawie analizy CV sam miał wybierać najlepszych kandydatów. Niestety sztuczna inteligencja, której podano informacje o rekrutacji i pracownikach z ostatnich 10 lat, zaczęła automatycznie odrzucać aplikacje kobiet i wybierać mężczyzn na tych najlepszych kandydatów. Działo się tak, ponieważ to właśnie mężczyźni byli częściej zatrudniani i sztuczna inteligencja sama uznała, że wykluczenie kobiet z rekrutacji wpłynie pozytywnie na jakość wyników.

Systemy mogą znacznie usprawnić pracę, zautomatyzować powtarzalne procesy, proponować kandydatów, czy wesprzeć wyszukiwanie tych najlepszych. Jednak w kwestii wyboru odpowiedniego kandydata intuicja człowieka jeszcze długo pozostanie niezastąpiona.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Na pewno tych mniej rozgarniętych już przerastają 😉 Ale będąc poważnym, moim zdaniem rekrutacja już się zmienia i to dość gwałtownie bez wpływu automatyzacji. Jeśli ją jeszcze wliczymy to rzeczywistość zmienia się dosłownie z dnia na dzień.

Rekruter skupia się na selekcji i przekonaniu kandydata do pracy. ATSy i automatyzacja robią resztę. Pisanie ogłoszeń o pracę nie jest proste, ale też można je zautomatyzować, itp. Wymuszona jest coraz większa wydajność i skuteczność. Człowiek zawsze będzie potrzebny, ale też bardzo zawodny. Tam gdzie zawodzi, będziemy chcieć widzieć automaty.

Nie polecałbym nikomu zostanie rekruterem w tej chwili 🙂 Chyba że w bardzo specjalistycznych branżach.

 

Alina Michałek, HRlink:
Rzeczywiście, system przeszukuje cv po słowach kluczowych W narzędziu możemy bardzo precyzyjnie przypisać etykiety do kandydatów, które to będą odwzorowywały jego “kompetencje i umiejętności“. Następnie możemy w procesie selekcji wyszukiwać kandydatów po wcześniej zdefiniowanych frazach. HRlink zdecydowanie nie odrzuca automatycznie kandydatów. To użytkownik decyduje, czy dane CV będzie procesowane dalej, czy też odrzucone.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Prawdą jest, że system skanuje CV jak zdjęcie i poszukuje słów kluczowych. Znacznie usprawnia to wyszukiwanie kandydatów po interesujących nas frazach (np. nazwach kierunków studiów, czy zawodów), znajdujących się w CV.

Jest to znaczne usprawnienie, szczególnie dla firm, do których wpływają setki CV dziennie. Szeregowanie aplikacji pod względem ważności następuje poprzez zaawansowane filtrowanie wyników. Im więcej kryteriów narzucimy, tym trafniejszy będzie wynik pokazany przez program.

Ani nasz system, ani żaden mi znany nie odrzuca kandydatów, którzy według systemu nie spełniają wymagań stanowiska. Aplikacje kandydatów są dostępne w bazie do momentu ich usunięcia lub anonimizacji.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Tak, jest to dość proste rozwiązanie. Ale OCRy (co to jest OCR zobacz tutaj) zaczytujące treści i filtrujące pod kątem fraz, to nie jest sztuczna inteligencja, to program wykonujący szereg poleceń. Jak narzędzie wspierające to super rozwiązanie, ale jako narzędzie wstępnej selekcji to nie polecam.

 

Alina Michałek, HRlink:
Elementy graficzne mają jedynie wpływ na estetykę oraz odbiór wizualny przez rekrutera
. Nie mamy żadnych mechanizmów które automatycznie odrzucałyby kandydatów. Było by to zwyczajnie nieetyczne i niefunkcjonalne. Zaletą CV które zawierają dużą ilość tekstu jest to że bardzo precyzyjnie oznaczyć kandydata jego cechami. W przypadku dominacji grafiki w CV byłoby to niemożliwe, co jednak nie wyklucza, że takie CV jest wartościowe. W przypadku rekrutacji np. na Grafika komputerowego głównym atutem takiego kandydata będzie poprawne stworzenie atrakcyjnego CV, czasami opartego tylko i wyłącznie na elementach graficznych. Zastosowanie w tym przypadku mechanizmów automatyzacji byłoby tylko i wyłącznie szkodą dla nas samych. Tu niezbędna jest rola rekrutera który to jest czynnikiem decydującym we wstępnej fazie analizy.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Nasz system nie odrzuca dokumentów ze względu na dużą ilość grafiki. Ważne jest jednak, aby plik był w odpowiednim formacie, dzięki czemu będzie zawierał metadane, które umożliwiają odpowiednie przeskanowanie dokumentu.

Mimo, że system nie odrzuca kandydatur automatycznie, warto pamiętać o tym jak działa tego typu mechaniczne odczytywanie dokumentów. Ważne, by CV zawierało słowa kluczowe dotyczące stanowiska, na które kandydat aplikuje, aby możliwe było znalezienie kandydatów po frazach istniejących w CV (np. język obcy, czy języki programowania). Gdy w CV zamiast nazw języków obcych, zostaną wstawione ikony flag to system tego nie rozpozna. Nie będzie wówczas możliwym, by wyszukać kandydata po frazie “język angielski”. To samo stanie się, gdy zamiast wypisania języków programowania, w CV zostaną wstawione jedynie ich loga.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Wszystko zależy od rozwoju oprogramowania OCR.

 

Alina Michałek, HRlink:
Po pierwsze ze względu na wymogi RODO odnośnie profilowania – potrzebna jest dodatkowa zgoda od kandydata, a to wpływa na ryzyko mniejszej liczby aplikacji. Po drugie, nadal ta technologia nie jest idealna i ryzykujemy, że profilowanie będzie z założenia źle zdefiniowane.

Po trzecie, pamiętajmy, że pod kątem budowy, język polski jest znacznie trudniejszy od, chociażby angielskiego. Słowa się odmieniają w wielu różnych konstelacjach, co bardzo komplikuje definiowanie słów kluczowych.

Po czwarte, patrząc na rynek pracownika w Polsce, środowisko rekruterów raczej skupia się na dywersyfikacji metod pozyskiwania aplikacji, gdyż narzekają na brak aplikacji lub ich słabą jakość. Automatyzacja selekcji kandydatów będzie zatem dotyczyła niewielkiej liczby ogromnych firm, gdzie wolumen rekrutacji daje dużą ilość CV do weryfikacji. Dlatego właśnie HRLink odpowiadając na potrzeby rekruterów, skupia się przede wszystkim na integracji z potencjalnymi źródłami pozyskiwania kandydatów, a nie na mechanizmach automatycznej selekcji.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Myślę, że system, który automatycznie odrzuca dane musi być oparty na zaawansowanej sztucznej inteligencji, w którą inwestują największe światowe firmy, takie jak Google, czy Amazon. Jest to ogromnie kapitałochłonne, a szlaki nieprzetarte. Amazon tworzył swój system rekrutacyjny oparty o sztuczną inteligencję od 2014, aby w 2017 podjąć decyzję o zrezygnowaniu z niego. Polskie firmy wolą bardziej pewne i mniej zawodne technologie.

Ta niepewność związana z zaawansowanymi systemami zarządzania rekrutacją może być także powiązana z obecną sytuacją na rynku polskim. Jest mniej rąk do pracy, wiele firm podpiera się rynkami wschodnimi (m.in. Mołdawia, Filipiny). Ufając tak skomplikowanym narzędziom, opartym na algorytmach, pojawia się ryzyko, że zostanie odrzucony pracownik z potencjałem do wykorzystania.

Co więcej, warto pamiętać, że dyskryminowanie kandydatów może mieć również konsekwencje prawne.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Nie wiem kto to wymyślił, ale nie sądzę aby to był dobry pomysł na odrzucenie aplikacji. Sztuczna inteligencja będzie się mylić, nie mówiąc już o programach OCR.

 

Alina Michałek, HRlink:
Mechanizmy zaimplementowane w procesie analizy zawartości treści rozpoznają frazy i przypisują je odpowiednim znaczeniom. Potrafią wyodrębnić nowe “byty” które z czasem stają się autonomiczne w postaci znaczenia. Taki proces umożliwia wdrożenie mechanizmów uczących się i automatyzacji. Jednym z nich może być tworzenie słów bliskoznacznych, czy też wszelkich odmian pisowni tej frazy w wyniku czego możemy bardzo precyzyjnie przypisać etykiety do kandydatów (opisać profil znacznikami), które będą odwzorowywały jego np. “skille“. Takie rozwiązania znacznie usprawniają procesy preselekcji aplikacji i przeszukiwania bazy kandydatów.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Rozpoznanie słów kluczowych w CV jest możliwe za pomocą techniki OCR (ang. optical character recognition), do której używamy sztucznej inteligencji, a w szczególności logiki rozmytej (ang. fuzzy logics), która skanuje pliki CV jak zdjęcia w poszukiwaniu tekstu. Na początku w CV szukamy stałych danych jak imię, nazwisko oraz dane kontaktowe i na ich podstawie tworzy się konto w systemie.

Nasi Klienci mogą definiować w systemie tagi, które ich interesują. Zwykle zawierają one kategorię prawa jazdy, język obcy, czy nazwy języków programowania. Gdy fraza znajdująca się w tagu zostanie odnaleziona w CV, nasz system automatycznie utworzy tagi na kandydacie, po których można go prosto wyszukać.

Co więcej, HRappka umożliwia przeszukiwanie bazy kandydatów biorąc pod uwagę również słowa zawarte w CV.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Jest taka funkcja w skanerach, nazywa się to OCR.

Alina Michałek, HRlink:
Tak, format tekstowy pomaga w parsowaniu CV w odróżnieniu do formatów graficznych.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Tak, niejednokrotnie ma to znaczenie. Akceptowalne formaty to pdf i różne odmiany doc, jednak wysłanie CV w formacie pdf daje największą gwarancję tego, że system odpowiednio rozpozna dane, wstawi je do systemu, a kandydata można będzie wyszukać po słowach występujących w dokumencie. Pliki w formatach typu doc często rozjeżdżają się na różnych rozdzielczościach i mogą być nieczytelne nie tylko dla systemu, ale i dla rekrutera.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Nie powinno. Czym lepszy system, tym lepiej i więcej filtruje.

 

Alina Michałek, HRlink:
Jeśli zakładamy profilowanie, to oczywiście im prostszy i bardziej uniwersalny format, tym mniejsze ryzyko błędu algorytmu. Brak zdjęcia może również oznaczać filozofię antydyskryminacji. Np. w Kanadzie nawet rozmowy z pracownikami odbywają się bez możliwości zobaczenia kandydata, aby uniknąć jakichkolwiek uprzedzeń, stereotypów, efektu pierwszego wrażenia, itp.. Co do trendu w ujednolicaniu CV w Polsce – z jednej strony liczy się jak najbardziej przejrzystość i czytelność zawartych w CV informacji i to sprzyja unifikacji, z drugiej jednak strony są stanowiska, gdzie liczy się kreatywność, a kandydaci chcą się wykazać pomysłowością już na etapie aplikowania. Moim zdaniem, nie ma jednej słusznej metody. Zbyt wiele mamy zmiennych w procesie aplikowania, m.in. branża, stanowisko i odnoszące się do niego wymagania, aby jednoznacznie opiniować.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Myślę, że tworzenie CV w formie jednolitego tekstu, tylko po to aby system ATS poprawnie przetworzył plik, było spowodowane ograniczeniami technologii, które z biegiem czasu zostały zredukowane. Jeszcze niedawno, technologie przetwarzania plików miały problemy z przetwarzaniem tekstu w tabelach, polach testowych, czy w innych kolorach. Obecnie problemy z przetwarzaniem danych w CV najczęściej dotyczą nieprawidłowych formatów pliku.

Jak już podkreślałam, nieodpowiednie CV może utrudnić wyszukiwanie kandydata w systemie, jednak nie odrzuci kandydatury z automatu. Pomoc ekspertów może być cenna, jeżeli chodzi o zawartość odpowiednich słów kluczowych w CV, która może przyczynić się do lepszego odnajdywania kandydata w systemie.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
To jest kwestia, trendów, kultury i przyzwyczajeń. Dziś w Polsce uważa się, że czym więcej kolorów i wodotrysków, tym lepiej. Ja tak nie uważam. CV musi być zwięzłe i czytelne, ale ja jestem tej starszej już daty 😉

 

Alina Michałek, HRlink:
Najprościej poprzez formularz aplikacyjny. W większości taki formularz będzie w innej domenie niż domena pracodawcy.

Dominika Wolak, hrappka.pl:
Tak, systemy rekrutacyjne umożliwiają tworzenie formularzy rekrutacyjnych, dzięki którym dane kandydata od razu wpadają do bazy kandydatów i nie zaśmiecają skrzynek e-mailowych. Faktycznie, jeżeli oferta pracy po kliknięciu Aplikuj przenosi na stronę dedykowanego formularza rekrutacyjnego, to prawdopodobnie mamy do czynienia z systemem rekrutacyjnym.

Dariusz Marszałkowski, HR-szop: 
Proszę mi wskazać pracodawcę, który nie korzysta z ATS. Będzie łatwiej 🙂 Wszyscy z tego korzystają. (Oczywiście wszystko zależy od tego jak zdefiniujemy ATS.)

 


Poznajcie naszych ekspertów:

Od ponad 13 lat jestem związana z obszarem zarządzania zasobami ludzkimi. Specjalizuję się w obszarze rekrutacji. Prowadzę szkolenia z zakresu projektowania procesów rekrutacji w firmach, candidate experience, marketingu rekrutacyjnego. Cyklicznie organizuję wydarzenie branżowe Antykonferencję Praktyków HR. W HRlink zarządzam projektami rekrutacyjnymi, wdrażam narzędzia HR’owe w organizacji oraz dzielę się wiedzą i doświadczeniem z naszymi klientami.

 

 

Koordynator projektu wdrażania innowacyjnych rozwiązań technologicznych.
Absolwentka Kognitywistyki o specjalizacji “Sztuczna inteligencja i logika” na Uniwersytecie Marii Curie – Skłodowskiej w Lublinie.

 

 

 

Współpracuje od 2007 roku z firmami polskimi i zagranicznymi z branż technicznych. Współtwórca serwisów pracy m.in. w branżach stoczniowej, budowlanej, energetycznej. Zaangażowany był m.in. w projekt budowy elektrowni atomowej w Olkiluoto w Finlandii.