Jak efektywnie pracować z domu – porady praktyków i narzędzia

Praca z domu może być niemałym wyzwaniem. W jednym z poprzednich wpisów (zobacz tutaj) pisałam o tym, co uważam za największą trudność tej formy pracy. Jednocześnie, jestem przekonana, że przy dobrym planowaniu i cierpliwości, jesteśmy w stanie wypracować sobie takie metody, które pozwolą na maksymalną efektywność. Co zatem może pomagać w walce z rozpraszaczami i uzyskaniu efektywności podczas pracy z domu? Jakie narzędzia mogą być pomocne? Zobaczcie, co mają do powiedzenia osoby, które albo na co dzień pracują w 100% zdalnie, albo po prostu korzystają z takiej opcji od czasu do czasu..

 

CZĘŚĆ I – SPOSOBY NA EFEKTYWNOŚĆ PODCZAS HOME OFFICE

1. Mój sposób na efektywność podczas pracy z domu i radzenie sobie z rozpraszaczami, to…

 

Kamil Dziweńka: Digital Nomad w Rekrutacji, Creative Ideas

Kamil Dziweńka

cykl pracy 52 min pracy i 17 minut przerwy;

– trzymanie się ustalonych godzin pracy;

– odpisywanie na e-maile 2 razy dziennie;

– poranne sprawdzenie harmonogramu zadań;

– wykonanie na koniec pracy nowego harmonogramu na kolejny dzień;

– wybieranie 3 najważniejsze rzeczy na dany dzień;

– wcześniej przygotowane posiłki;

– moi domownicy wiedzą, że mam przerwę o 10 i 13;

– mam zorganizowane miejsce pracy; na biurku znajdują się wyłącznie rzeczy do pracy.


Maria Olszańska: Maria Olszańska, Specjalista ds. Marketingu, IT Vision

Maria Olszańska

Ustalenie stałych godzin pracy, wykonywanie tylko tych czynności, które wykonywałabym w pracy, ustawienie planu dnia i zadań w podziale na mniejsze cele i określenie czasu na realizację tych zadań. Jeśli chodzi o rozpraszacze to staram się, tak jak w biurze, nie załatwiać spraw prywatnych w godzinach pracy.


 

Marcin Kopij: Kierownik Departamentu Rozwoju Oprogramowania w KRUK S.A.

Marcin Kopij

W dziale IT pracujemy zdalnie już od wielu lat. Dzięki temu, wiele osób zdążyło się przyzwyczaić i wypracować swoje sprawdzone metody pracy. Ogólnie rzecz ujmując, warto zadbać o ludzki aspekt zwłaszcza w sytuacji, gdy nie widzimy siebie na żywo.

Dopiszę jeszcze jedną rzecz z perspektywy szefa/managera. Wiele pisze się o kontroli w pracy zdalnej. Ja uważam, że to niepotrzebne. Sednem wszystkiego jest zaufanie, zaangażowanie, umiejętność delegowania zadań i duża doza empatii. Tylko tyle albo aż tyle.

A co pomaga mi w pracy z domu?

a) Zaczynam dzień o tej samej porze, co w biurze. Rano przed pracą ten sam “rytuał”: woda z cytryną, prysznic, śniadanie, strój roboczy 🙂 Chociaż często dużo mniej oficjalny;

b) Przed rozpoczęciem pracy wychodzę na 5 min na świeże powietrze (spacer z psem lub po prostu krótkie dotlenienie);

c) Dla mnie ważny jest plan dnia (co chcę dzisiaj zrobić?). Tutaj w zasadzie niczym się to nie różni od pracy w biurze. Ten plan dnia układam zawsze na koniec dnia poprzedniego;

d) W obecnej sytuacji wprowadziliśmy z zespołem jeden dodatkowy element. Codziennie rano, przed 8:00 spotykamy się na – kawę 🙂 Umawiamy się na 15 minut i przez Teams pijemy kawę/herbatę/wodę i po prostu mamy chwilę, aby porozmawiać – W sytuacji, gdy wszyscy pracujemy tylko z domów jest to bardzo potrzebne;

e) Osobiście bardzo dbam o regularne przerwy. Mniej więcej co 1-1,5 h staram się mieć 5 minut przerwy (szklanka wody, przejście do innego pokoju, rozprostowanie kości, wyjście na 2 minuty na balkon). W tym czasie zawsze wietrzę pomieszczenie, w którym pracuję;

f) Zawsze staram się znaleźć 15-20 minut na dłuższą przerwę mniej więcej w ⅔ dnia pracy na jakiś posiłek;

g) Kończę dzień “mówiąc” Cześć na kanale ogólnym tak jak mówię “cześć” wychodząc z biura 🙂 Laptop firmowy wyłączam. Daje mi to komfort zakończenia dnia pracy i wyjścia z “biura” do “domu”, tak aby home był domem, a nie officem :-).

Jeśli chodzi o rozpraszacze, to z jednej strony jest dużo mniej niż w biurze (dlatego uważam, że Home Office sprawia, że robimy więcej). Natomiast w momencie kiedy wszyscy pracują zdalnie, może dojść do sytuacji, kiedy telefon zacznie pikać, komunikator migać i w efekcie jeszcze trudniej się skupić niż w biurze. Jest na to dość prosty sposób – w zależności od narzędzia, można ustawiać tryby “nie przeszkadzać”, “zajęty” etc. Jeśli musimy coś naprawdę zrobić w skupieniu, to warto wyłączyć powiadomienia, aby nikt w danym momencie nam nie przeszkadzał.


Justyna Fabijańczyk – Projektantka nazw firm, www.drnazwa.pl

Pracuję zdalnie od 2012 r., czyli ponad 8 lat. Do pracy potrzebuję przede wszystkim przestrzeni oddzielonej od życia pozostałych domowników oraz czytelnych reguł co do tego kiedy jestem w pracy, a kiedy w domu. Na początku to jest bardzo trudne do zrozumienia dla pozostałych domowników, ale z czasem się przyzwyczajają. Rutyna w tym przypadku pomaga. U mnie w domu wszyscy wiedzą, że do pracy siadam po śniadaniu i do pory obiadowej wykonuję najważniejsze zadania na dany dzień. Potem jestem “w domu”, na obiedzie, na spacerze, sprzątam, jadę na zakupy. Wieczorem znów siadam do maili, mam różne robocze rozmowy telefoniczne, przez godzinkę, czy dwie.


Karol Czapik – właściciel EFEKT PMO, doradca, konsultant z zarządzania projektami

Od paru lat mam możliwość pracy zdalnej w ramach tzw. home office. Byłem pierwszym kierownikiem, który wraz ze swoim zespołem miał taką opcję wpisaną bezpośrednio do umowy o pracę. Moje przyzwyczajenia ewoluowały,  a tym samym zwiększyła się efektywność pracy zdalnej. Dzięki temu, jest mi łatwiej odnaleźć się w obecnej sytuacji rynkowej i bez problemu realizować projekty zdalnie.

Słowem kluczem dla wszystkich, którzy pracują zdalnie jest samoorganizacja, dyscyplina i elastyczność. Dobrze jest poznać siebie i swój naturalny rytm dobowy, aby móc dostosować godziny pracy właśnie do niego (pod warunkiem, że projekt i klient również pracują w tych godzinach).

Pracę zdalną, aby była efektywna, powinniśmy (jak pracę w biurze) zaplanować. Ja staram się pracować od lat wg. moich sprawdzonych metod. Jakie to sposoby?:

a) Rutyna dnia pracy – warto ustalić z domownikami i klientami swoją godzinową dostępność w ciągu dnia. Każdy dzień pracy najlepiej zacząć od stworzenia planu działania, w którym będziemy mieć do zrealizowania: zadania, telekonferencje, itd. Ja osobiście szacuję też, ile każde z nich powinno mi zająć. Planuję również jasny koniec pracy, żeby motywować się wizją końca. Zadania niekoniecznie się skończą.

Bardzo ważne jest zaplanowanie przerw na odpoczynek, jedzenie, krótki spacer, rozmowę z domownikami, itd. W liście zadań zazwyczaj wpisuję więcej niż jestem wstanie wykonać podczas całego intensywnego dnia pracy. Mobilizuje mnie to do większego zaangażowania i dzięki temu zazwyczaj udaje mi się zrealizować większość  zaplanowanych zadań bez konieczności przekładania ich na kolejny dzień.

Zazwyczaj pracuję w godzinach od 9:00 do 17:00. Jeżeli jednak potrzebuję, zmieniam te godziny i pracuję np. od 8:00 do 16:00, albo od 11:00 do 19:00. Staram się jednak nie przekraczać 8h pracy w ciągu jednego dnia. Istnieje wiele różnych techniki tworzenia planu dnia, np. według metody tzw. „Pomodoro” lub też technika „45/15”, która zakłada 45 min pracy i 15 min przerwy. Według mnie warto dobrać taką metodę, która jest najlepiej dostosowana do naszych indywidualnych potrzeb.

 

b) Jedno miejsce do pracy – tak samo jak w pracy w biurze. Takie miejsce musi się nam jednoznacznie kojarzyć z pracą, a nie miejscem do odpoczynku, więc praca na łóżku w sypialni albo na kanapie nie jest najlepszym pomysłem. Jeżeli nie mamy osobnego pomieszczenia do pracy, to możemy uporządkować sobie stół/biurko do pracy. Trzeba usunąć wszystko, co z nią się nie kojarzy. Nawet tylko tymczasowo. W tym miejscu powinniśmy mieć przygotowane wszystkie niezbędne przybory i narzędzia np. wygodny fotel, monitor, laptop, notatnik, komórkę, słuchawki, kalendarz, napoje, itd.

 

c) Zadania podzielone na części i monitorowane postępy – podziel duże zadanie na mniejsze, tutaj po prostu rusz z pracą z miejsca, zacznij robić cokolwiek w tym dużym zadaniu i dalej będzie łatwiej. Jeśli masz na liście coś wyjątkowo trudnego do zrobienia, to możesz dzień zacząć od tego. Tutaj pomocne są dwie metafory: „Jak zjeść słonia? Po kawałku” oraz: „Jak z rana zjesz żabę, to cała reszta wydaje się łatwa”. Niektórzy jednak wolą rozpocząć dzień od czegoś łatwiejszego i przyjemnego w realizacji, aby pozytywnie nastawić się na cały dzień. Ja osobiście stosuję oba podejścia w zależności od ważności zadań i ich pilności.

Bardzo ważną rzeczą jest pamiętanie o skreślaniu, odhaczaniu z planu tych zadań, które udało nam się już zrealizować. Kiedy mózg widzi postęp, łatwiej się motywuje do dalszej pracy. Po całym dniu pracy dobrze jest sobie zrobić jego podsumowanie, co udało mi się zrobić, a co będę kontynuować jutro? Co zadziałało dobrze, co usprawnić i jak to usprawnić? Z czym miałem problem?

 

d) Wszystko co Was rozprasza usunięte z przestrzeni pracy – czyli nie wspiera naszej koncentracji na realizacji planu dnia. W domu możesz mieć odgłosy dochodzące od domowników i sąsiadów. Tutaj oczywiście z pomocą przychodzą słuchawki najlepiej typu noise cancelling (zwłaszcza gdy mamy małe dzieci). Niektórzy lubią słuchać swojej ulubionej muzyki i to im pomaga, niektórych to może rozpraszać, a wówczas polecam poszukać sobie odpowiednich utworów do skupienia, z pomocą tutaj może przyjść: brain.fm. Jeśli rozpraszają Was media społecznościowe czy komunikatory – wypróbujcie aplikacje, które blokują dostęp do wybranych stron lub limitują czas na nich spędzany, np. Freedom lub RescueTime. Dobrą praktyką jest praca tylko na komputerze służbowym,
nie prywatnym, lub ustawienie sobie np. tylko 2-go pulpitu do pracy.

 

5. Relacje i komunikację ze współpracownikami – staraj się w ciągu dnia przynajmniej raz zadzwonić do współpracownika, partnera biznesowego, klienta. Żeby nie czuć się odizolowanym od ludzi i nie popadać w rutynę, warto często komunikować się z pozostałymi członkami projektu, za pomocą różnych komunikatorów, np. Slack, WhatsApp, Zoom

 

CZĘŚĆ II – NARZĘDZIA I APLIKACJE DO PRACY ZDALNEJ

2. Jakie narzędzia/aplikacje ułatwiają mi pracę z domu? Z czego korzystam?

Kamil Dziweńka: Digital Nomad w Rekrutacji, Creative Ideas

a) Nozbe – do głównych zadań lub rutyn;

b) Kalendarz papierowy – do rzeczy, które w ciągu dnia muszę zapisać na szybko i wykonać;

c) Slack– do komunikacji z zespołem.


Maria Olszańska: Maria Olszańska, Specjalista ds. Marketingu, It Vision

Korzystam z aplikacji Microsoft Teams oraz folderów sharepoint. Oprócz tego, tradycyjnie używam skrzynki mailowej.


Marcin Kopij: Kierownik Departamentu Rozwoju Oprogramowania w KRUK S.A.

a) Darmowy pakiet Google: ma dokumenty, które możemy edytować wszyscy online jednocześnie, komunikator, miejsce spotkań, czyli google hangouts, tablice wirtualne i wiele innych

2. Office 365 i Teams. Świetny komunikator MS Teams Office 365 daje możliwość współpracy online nad dokumentami, arkuszami w aplikacjach Word, Excel.


Justyna Fabijańczyk: Projektantka nazw firm, www.drnazwa.pl

Korzystam z Google Suite, zarówno do kontaktów ze współpracownikami, klientami, jak i z księgowością. Wszystkie procesy odbywają się online i wszystkie osoby zaangażowane zawsze mają wgląd do aktualnej wersji dokumentów. Poza tym Gmail, WhatsApp i telefon do komunikacji. W przypadku projektów, gdzie jest harmonogram, dużo elementów dochodzi jeszcze Meistertask. Nie wchodzę w trudne oprogramowania, których trzeba się uczyć. Jestem minimalistką w tym zakresie. W moim przypadku wystarcza.


Karol Czapik: właściciel EFEKT PMO, doradca, konsultant z zarządzania projektami.

Najczęściej wykorzystuję w pracy następujące narzędzia:

a) Google Calendar i Google Docs, kalendarz Outlooka i klienta pocztowego Outlook oraz telefonu komórkowego do telekonferencji i bieżących ważnych rozmów;

b) Do rejestracji czasu pracy nad poszczególnymi zadaniami korzystam z aplikacji Toggl. Umożliwia ona automatyczne generowanie przyjemnych graficznie raportów i zestawień z całego dnia, tygodnia lub miesiąca pracy. Dzięki temu mogę się uczyć, ile dokładnie czasu spędzam na danej aktywności. Przeprowadzając analizę wpisów, po miesiącu można zauważyć, które zadania zajmują mi zbyt dużo czasu i mogę zastanowić się, jak je zoptymalizować;

c) Do planowania większej ilości zadań własnych i zespołów rozproszonych używam głównie darmowego narzędzia Trello. Metoda pracy w narzędziu jest bardzo prosta, czytelna i oparta na Kanbanie. Miałem również okazję korzystać w pracy z klientami i współpracy z zespołami z aplikacji Asana i Slack. Ta ostatnia aplikacja służy głównie do szybkiej komunikacji z zespołem i wymiany plików (można tworzyć w nim odpowiednie wątki, grupy, itd., a to znacznie ułatwia porządkowanie informacji);

d) Do przeprowadzenia zdalnej burzy mózgów z zespołami używam zamiennie dwóch narzędzi on-line: Bitrix24 i Tricider;

e) Do rozwiązywania problemów w kreatywny sposób korzystam z aplikacji: Miro Mind Map;

f) Do rysowania procesów, instrukcji, używam zamiennie darmowego narzędzia on-line: Bizagi oraz płatną aplikację Microsoft Viso;

g) Do wideokonferencji z zespołami rozproszonymi używam zamiennie w zależności od klienta (jego potrzeb i środowiska IT), już wcześniej wspomniany WhatsApp, Zoom, Skype, Google Hangouts, ClickMeeting.

 


A jakie są Twoje sposoby na efektywną pracę z domu? Jakich narzędzi używasz do pracy zdalnej? Koniecznie podziel się swoimi przemyśleniami!


I jeszcze jedno: razem z ekspertami ds. rekrutacji, Linkedina, wizerunku i strategii, napisaliśmy e-booka  “Dookoła Linkedina – Jak wzmocnić swój profil, aby zdobyć pracę marzeń”.  To kompleksowy poradnik dla osób szukających pracy i budujących markę osobistą. Już w sprzedaży TUTAJ.