Zarządzanie zmianą w świecie agile

Wszechobecna zmiana…

Żyjemy w świecie zmian. Trudno nie zgodzić się z tym stwierdzeniem. Pokolenia naszych dziadków i rodziców bardzo często pracowały całe życie u jednego pracodawcy. Dziś, zmiany co kilka lat miejsca zatrudnienia, a także konieczność przekwalifikowania się, są czymś całkowicie normalnym. Kiedyś, większość procesów w firmach w pełni zależała od pracy ludzkiej. Dziś, coraz więcej mówi się o postępującej automatyzacji i robotyzacji. Jeszcze do niedawna, obieg dokumentów w formie papierowej należał do standardu. Dziś, aby optymalizować koszty i oszczędzać czas takim must have jest elektroniczny obieg korespondencji, a mówiąc szerzej digitalizacja przedsiębiorstw. To już nieuchronne.

Zmiana dotyka coraz większej ilości obszarów. I to zarówno w biznesie, jak i w sferach, które zakrawają o nasze życie prywatne.

 

Opowieść o Alicji i Czerwonej Królowej…

Czytaliście kiedyś książkę „ALICJA W KRAINIE CZARÓW. PO DRUGIEJ STRONIE LUSTRA”? Bajki w swej prostocie i trafianiu w sedno potrafią zaskoczyć. We wspomnianej książce, Alicja spotyka Czerwoną Królową i staje z nią do wyścigu. Pomimo ogromnego wysiłku obu zawodniczek, cały czas pozostają w miejscu. Zdziwiona i niezadowolona z tego faktu Alicja stwierdza, że w jej kraju jak się biegnie, to gdzieś się w końcu dobiegnie. Na co Czerwona Królowa odpowiada, że w jej kraju trzeba biec, aby pozostać w tym samym miejscu. Ta metafora doskonale odzwierciedla rzeczywistość biznesową: aktualnie trzeba się nieustannie zmieniać, by móc w ogóle na rynku istnieć.

 Podobny obraz

Zarządzanie, to zarządzanie zmianą…

A skoro zmiany są nieustanne,  to można popisać się pod słowami Roberta Schaffera, który na łamach Harvard Business Review stawia tezę, że aktualnie zarządzanie, to po prostu zarządzanie zmianą[1]. Kilka przykładów dlaczego: fuzje i przejęcia, wprowadzenie nowej polityki personalnej, wypracowanie nowego modelu biznesowego, redukcja kosztów, oszczędność czasu, prace nad produktem, usprawnienia procesów – to wszystko jest zmianą. Liderzy organizacji na bieżąco pracują nad tym, by wyznaczać krótko i długoterminowe cele, które zmieniają organizację.

Problem w tym, że dotychczas większość osób postrzegało zmiany jako coś, co ma miejsce co jakiś czas, w odstępach czasowych i jest bardzo dużym wydarzeniem. Takie postrzeganie prowadziło o rozdźwięku między tym, co nazywamy „business as usual”, a innowacjami oraz zmianami i automatycznie mogło prowadzić do niepokoju, strachu, a nawet oporu wśród pracowników. Konieczna jest zatem zmiana postrzegania tego tematu. Zmiany to w końcu nowa rzeczywistość i umiejętność zarządzania nimi powinna być częścią DNA firm, które chcą być nadal konkurencyjne na rynku. A co ciekawe, zgodnie z badaniami Forbes Insight i PMI Survey przeprowadzonych wśród 500 zarządzających, umiejętność efektywnego zarządzania zmianami jest postrzegana przez 85% badanych jako główny czynnik sukcesu na rynku[2].

Zarządzanie zmianą w świecie AGILE…

I tu pojawia się pytanie: gdy zmienimy postrzeganie zmian, to czy klasyczne metody zarządzania nimi nie okażą się mało efektywne? Może tak się zdarzyć.

W środowisku agilowym, klasyczne zarządzanie zmianą może okazać się zbyt wolne, zbyt skomplikowane i rozciągnięte w czasie. Zarządzanie zmianą powinno być w tym przypadku nieco bardziej elastyczne. Reed Deshler z firmy AlignOrg Solutions pisze, że jednym z pomysłów na uzwinnienie zarządzania zmianą, mogłoby być tworzenie zamiast pełnego planu komunikacji, krótkookresowe plany skierowane do 70-80% interesariuszy z komunikatem, który będzie zawierał minimum koniecznych lecz wystarczających informacji. Nie ma tu miejsca na skomplikowane plany i długofalowe strategie zarządzania zmianą. Trzeba działać tu i teraz wykorzystując dostępne zasoby. Komunikacja mogłaby w tym przypadku być optymalizowana dzięki zastosowaniu intranetu, czy kanałów social media, by móc być na bieżąco z zainteresowanymi[3].

Kilka technik ma uelastycznienie zarządzania zmianą w świecie agile, podaje również Olivia Pipitone – praktyk zarządzania zmianą z Sydney. Gdy dokładny zakres i czas nie są w pełni znane, bo przecież to ewoluuje w toku prac, można pokazać ogólne ramy projektu zmiany i wokół tego budować zrozumienie. Warto być też szczerym z interesariuszami, że zakres może ulegać zmianie, a podczas komunikacji nie skupiać się na podawaniu zbyt dużej ilości szczegółów. Olivia Pipitone pokazuje również, że można próbować planować działania związane z zarządzaniem zmianą w ramach scruma i wykorzystywać ten framework do budowania zaangażowania i efektywnej komunikacji[4].

Zajrzałam także do materiałów opracowanych przez firme PROSCI. Okazuje się, że w 2017 przeprowadzili badanie na temat zależności między zarządzaniem zmianą i środowiskiem agile. W projektach realizowanych zwinnie, również i zarządzanie zmianą powinno być bardziej elastyczne, aby przynosiło rezultaty. Jasno wskazane jest, że musi być realizowane w dużo szybszym tempie i krótszym czasie. Co ulega modyfikacji?

Zarządzanie zmianą powinno mieć w tym ujęciu charakter iteracyjny, dostosowany do poszczególnych sprintów. Przykład? Ocena wpływu zmiany na organizację (bardzo istotna w każdej zmianie) robiona jest po każdym sprincie, a nie jako jednorazowe wydarzenie na początku planowania zmiany. Po drugie, położony jest jeszcze większy nacisk na komunikację 1-1 o mniej formalnym charakterze.Co więcej, szkolenia, dzięki którym pracownicy szybciej adaptują się do zmian, powinny być dostarczane częściej i w miarę na bieżąco[5]. Wszystko to sprawia, że pracownicy i interesariusze zmiany są nieustannie informowani i zaangażowani w zmianę.

Optymistyczna przyszłość w świecie zwinności

I gdy tak czytam wszystkie opracowania na temat zarządzania zmianą w świecie agile, to napawa mnie to optymizmem. Dlaczego? Bo elastyczne działanie było mi zawsze bardzo bliskie i cieszy, że w dziedzinie, którą się na co dzień zajmuję, coraz więcej mówi się o dostosowaniu do dynamicznej rzeczywistości i przyjęciu bardziej…zwinnego modelu działania! 😊


Kilka słów na temat autora:

Klaudia Jarych – Facylitator, Kierownik projektów, People & Change Manager w jednej z dużych, międzynarodowych firm. Doświadczenia zdobywała pracując przy organizacji spotkań z przedsiębiorcami, eventów szkoleniowych, koordynując projekty (HR, Marketing, IT), czy też realizując się jako Scrum Master. Aktualnie, pracuje z managerami średniego i wyższego szczebla, a także z zespołami oswajając ich ze zmianami. Prowadzi warsztaty diagnozujące gotowość na zmianę, wypracowuje strategie komunikacyjne i ma ogromną frajdę z tego, co robi.

Bardzo dziękujemy naszemu Partnerowi – APMG International za analizę dostępnych informacji na temat zarządzania zmianą i agile. Dzięki Wam, artykuły z cyklu “Zwinność w zmienności” mogą być jeszcze ciekawsze!

[1] All Management Is Change Management, Harvard Business Review
[2] Three Key Principles Of Change Management, forbes.com
[3] HOW TO ADAPT CHANGE MANAGEMENT TO AN AGILE APPROACH
[4] 5 Tips for Managing Change in an Agile Environment
[5] Change Management and Agile. Executve Summary. Prosci.com